Lead Executive Assistant

Ben jij klaar voor een volgende stap in je carrière waarin je jouw ervaring als Executive Assistant combineert met leidinggeven? MN biedt jou de kans om als Lead Executive Assistant het verschil te maken binnen een vooruitstrevende, maatschappelijk betrokken organisatie. In deze rol stuur je een hecht team aan én werk je zelf actief mee. Een mooie balans tussen strategisch overzicht houden en operationele betrokkenheid.

Als Lead Executive Assistant geef je leiding aan een team van ongeveer 6 collega’s. Je bent verantwoordelijk voor de bezetting, planning en ontwikkeling van het team, zodat de secretariële ondersteuning van de Directie, Managers en Raad van Commissarissen optimaal verloopt. Daarnaast ondersteun je als Executive Assistant de Co-CEO. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je bent dus niet alleen een leidinggevende, maar ook een actieve collega in het team.

Een greep uit jouw werkzaamheden als Lead van het team:

• Je motiveert en begeleidt het team op een coachende manier, waarbij samenwerking en ontwikkeling centraal staan;
• Je houdt het handboek secretariaat en de Producten- en Dienstencatalogus actueel en speelt actief in op interne en externe ontwikkelingen. Je bewaakt de kwaliteit van dienstverlening en zorgt dat processen soepel verlopen. 

Een greep uit jouw werkzaamheden als Executive Assistant voor de Co-CEO:

• Je beheert de agenda en de inbox van de Co-CEO en zet acties uit waarbij je goed in staat bent om te prioriteren. Je bewaakt deadlines en zorgt voor de opvolging van de acties;
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor het bijhouden van de tijdige aanlevering van vergaderstukken en het uploaden in iBabs;
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor het afhandelen van (complexe) communicatie, je fungeert hierin als een betrouwbare rechterhand met de focus op vertrouwelijkheid en ontzorgen van de directie;
• Je bent samen met jouw collega’s verantwoordelijk voor de jaarplanning van de directie;
• Je organiseert vergaderingen en events tot in de puntjes. Hierbij moet je denken aan het reserveren van vergaderruimtes, bestellen van de catering en de ontvangst van gasten;
• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van budget orders en de facturatie voor de afdelingen voor verschillende projecten.

Je bent een ervaren professional met een proactieve houding en een hart voor het vak. Je vindt het leuk om collega’s te begeleiden, maar ook om zelf de handen uit de mouwen te steken. Je bent flexibel, zelfstandig denkt graag mee over verbeteringen.

Wat je verder meebrengt:

• HBO werk- en denkniveau, bijvoorbeeld via Schoevers of vergelijkbaar;
• Je hebt ervaring als Executive Assistant en leidinggeven/ coachen van een team;
• Je hebt sterke organisatorische skills en een talent voor plannen en prioriteren;
• Je bent flexibel om soms buiten de werktijden te werken en je werkt graag samen;
• Je bent communicatief vaardig, oplossingsgericht en klantgericht;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend.

Je komt terecht in een betrokken en collegiaal team. Binnen het team is onderlinge samenwerking belangrijk. We zijn elkaars back up, stemmen onderling af, kunnen elkaars werk overnemen en versterken elkaar. We houden van korte lijnen, heldere communicatie en een gezonde dosis humor. Samen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is. In deze rol rapporteer je aan de Manager Mens & Organisatie.

Wij zijn dé fiduciair vermogensbeheerder voor Nederlandse bedrijfstakpensioenfondsen met een belegd vermogen van circa €165 miljard. Dat doen we voor zes Nederlandse pensioenfondsen en hun achterban van 2 miljoen deelnemers en circa 37,500 aangesloten werkgevers. Complex, dynamisch en maatschappelijk uiterst relevant: dat is het speelveld waarin we met onze 500 collega’s dagelijks opereren.    

MN is een organisatie zonder winstoogmerk en daarmee wijken we af van de meeste andere aanbieders van fiduciair vermogensbeheer. Bij MN geloven we in de kracht van verschillende perspectieven en bijdragen van mensen met verschillende achtergronden. Wij geloven in de opbrengst van ‘diversiteit in denken’. Iedereen moet zich thuis kunnen voelen bij MN.

• Een aantrekkelijk salaris tussen €3.413 en €5.364,- o.b.v. 36 uur –, afhankelijk van kennis en ervaring (mogelijkheid om 40 uur te werken);
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, vakantiegeld, goede pensioenregeling, 222 uur verlof o.b.v. 36 uur, OV-vergoeding woon-werkverkeer, internet- en thuiswerkvergoeding;
• Flexibele werktijden en hybride werken;
• Optimale (thuis)werkfaciliteiten, laptop en smartphone;
• Persoonlijke ontwikkeling vinden wij belangrijk. Er zijn royale mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en door te groeien binnen onze organisatie;
• Wij vinden het belangrijk dat onze collega’s zich goed voelen, zowel op het werk als daarbuiten. Daarom bieden we via OpenUp gratis toegang tot psychologen en lifestyle-experts die je kunnen helpen bij je persoonlijke welzijn en ontwikkeling;
• Vertrouwen en verantwoordelijkheid vanaf dag één.

Solliciteer via de button en upload je CV (en motivatie). Zien we voldoende raakvlakken, dan nodigen we je graag uit voor een nadere kennismaking. Heb je eerst nog vragen over deze functie of de sollicitatieprocedure? Mail deze naar pieter.van.veen@mn.nl